皆さんこんにちは！
業務ハックLabのようです。
今日はGoogle WorkspaceのGoogle Driveで共有設定が「リンクを知っている全員」になっているフォルダ、ファイルの抽出方法について書いていきたいと思います。
ちなみにご案内する抽出方法ですが管理者権限がないとできませんのでご注意ください。
「リンクを知っている全員」になっているフォルダ、ファイルの抽出方法
- 管理コンソールを開き、左側のペインから「レポート」の「監査と調査」をクリックします。
- 下にスクロールし「ドライブのログのイベント」をクリックします。
- 検索画面が表示されるので「フィルタを追加」をクリックします。
- 「公開設定」をクリックします。
- 「リンクを知っているユーザー」をクリックし「適用」をクリックします。
- フィルタをもう一つ追加する為、赤枠部分をクリックします。
- 「イベント」をクリックします。
- 「アクセス範囲の変更」をクリックし「適用」をクリックします。
- 「検索」をクリックします。
- 「すべてエクスポート」をクリックします。
- エクスポートファイルの名称を付け「エクスポート」をクリックします。
- 下にスクロールするとエクスポートされたファイルのリンクが表示されるのでクリックします。
- スプレッドシートが開くので必要な情報を確認しましょう。
エクスポートされたスプレッドシートにはドキュメントIDやファイル(フォルダ名)、そのファイルのオーナーなどの情報が記載されています。
あとはオーナーに連絡し、マイドライブでドキュメントIDを検索してもらえば対象のファイルまたはフォルダが表示されるので必要に応じて公開範囲の変更をしてもらいましょう。
今回はGoogle Driveリンク共有ファイル抽出方法についてお伝えしました。
「リンクを知っているユーザー」の状態にしておくとURLさえ解ればだれでもそのファイルやフォルダにアクセスできてしまうので管理者の方は一度確認し、注意喚起を促しましょう。
そのうえでルールを作成し、前回記事でご紹介したような管理者側で共有方法を制限する設定などを行う事を個人的には推奨します。
それでは皆さん、良い業務ハックライフを～
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